NOMINA
Una nómina es un recibo individual
de salarios, referido a meses
naturales. La preparación de cheques o de la transferencia bancaria de nómina constituye una función generalmente
separada del mantenimiento de los registros que muestran el salario,
cargo, tiempo de trabajo, deducciones y devengados, adiciones de nómina y demás datos relacionados con
el personal, que deberán conservarse con el comprobante del abono y los
boletines de cotización a
la Seguridad Social.
Registro y procedimiento para contabilizar la
nómina en Administración
Existen pasos fundamentales que son comunes en la
mayoría de las organizaciones. Uno de esos pasos, que se ejecuta al final de
cada período de pago, consiste en la preparación de la nómina, debe mostrar
los nombres y remuneraciones de todos los trabajadores. La
información que se incluye en ese registro de nómina consiste en el salario
autorizado para cada trabajador y el número de horas trabajadas, tomadas de las
tarjetas de tiempo o de documentos similares. Después de separar las horas
ordinarias de las extraordinarias, y de aplicar
las tarifas apropiadas para cada categoría laboral se tiene
el total del salario devengado. La retención en la fuente, el aporte al seguro
social y cualquier otra deducción autorizada por el trabajador se registran
luego del valor devengado para obtener el valor neto.
Conceptos
de la nómina
Las nóminas se confeccionan una vez al mes a cada
trabajador de la empresa, el procedimiento que se ha de seguir para su confección
es el siguiente:
§ Primero se miran las
percepciones salariales y no salariales -retribución en especie- de cada
trabajador para calcular sus descuentos (que luego se restaran en el concepto
de deducciones).
§ Cálculo de las bases de
cotización por contingencias comunes y la base de cotización por contingencias
profesionales, también la base de horas extras, etc.
§ De estas bases hay que
descontar los siguientes porcentajes
§ Contingencias comunes:
4,7% de la Base de Cotización por Contingencias Comunes
§ Desempleo: 1,55 de la
Base de Cotización por Contingencias Profesionales
§ Formación profesional:
0,1 % de la Base de Cotización por Contingencias Profesionales
§ Solo queda calcular la
retención fiscal, pago a cuenta del impuesto sobre la renta de las personas
físicas IRPF de acuerdo a un porcentaje del total devengado anual.
§ Una vez hecho todo este
procedimiento, al total devengado se le restan las deducciones legales realizadas,
que son las contingencias comunes, el desempleo, la formación profesional y el
irpf -(sobre la retribución salarial y en especie en su caso)- dando como
resultado el neto a pagar que percibirá el trabajador.
También se define como el detalle del pago en
dinero y/o en especie (por aquello de los vales de despensa) que es registrado
por una empresa en documentos que tienen validez oficial para el pago de
impuestos y demás.
Tipos de nomina:
◘ Honorarios: la que esta hecha para
las personas que son freelancers o independientes y declaran sus propios
impuestos.
◘Comisiones: Los que solo reciben
sueldo por realizar ventas y se llevan una comisión, en esta el patrón les retiene el impuesto para declararlo a
hacienda y ya no tienen que hacer una declaración (a menos de que comisionen mas de 300 000
anuales).
◘ Sueldos y salarios: Son las más comunes y las que
prácticamente todos
conocen, estas están
hechas con muchos conceptos para deducciones y percepciones y al final te dan
un bruto a pagar.
Diseño de Nóminas
De acuerdo a la magnitud de la empresa, se debe
diseñar el modelo de la nómina apropiada, el cual cambiará
sustancialmente de una compañía a otra, sujeto a las variaciones de
asignaciones, deducciones, acumulativos, determinados por la necesidad de la empresa.
1. Según
su Presentación:
a.
b. Nómina Manual:
Se elabora por cálculos enteramente manuales, usadas en empresas pequeñas
o de mediana capacidad. Existen en el mercado,formularios diseñados,
por ejemplo: LEC y el sistema Mc-Be.
o Formularios
de entrada y codificación.o Reportes del
sistema.o Operación
del sistema.o Archivos del
sistema.o Programas
del sistema.o Diseños de
perforación o tabulación.
Nómina Computarizada: Se elabora a través de un computador, el cual permite, generalmente por medio de codificaciones, calcular automáticamente, tanto los aportes como los descuentos efectuados en el período a pagar. Para operar este tipo de nómina se debe crear el siguiente tipo de información:
7. Según
la Forma de Pago:
h.
i. Semanal:
Para obreros o personal de nomina diaria, cuyo lapso de pago está
establecido en ese tiempo.
j. Quincenal:Para empleados cuyo lapso de pago está establecido en ese tiempo.
c.
Las
apropiaciones Son los valores que la empresa deba
pagar, como es la salud y pensión en el porcentaje que el corresponde, riesgos
profesionales, los aportes parafiscales (Sena, Cajas de compensación y el
Instituto de bienestar familiar), las prestaciones sociales (Prima de
servicios, cesantías, intereses sobre cesantías, dotación, vacaciones).